e-Fatura ve e-Arşiv fatura ikisi de elektronik ortamda düzenlenen, hukuken kâğıt faturayla aynı niteliği taşıyan belgelerdir. Aralarındaki fark belgenin kendisinde değil, kime düzenlendiğinde ve alıcıya nasıl ulaştığındadır. Bu rehber farkları karşılaştırır ve “hangisini keseceğim?” sorusuna adım adım cevap verir.
Kısa cevap
- Alıcı GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesindeyse → e-Fatura.
- Değilse (bireyler, e-Fatura'ya geçmemiş işletmeler) → e-Arşiv.
- Satıcının tercihi belirleyici değildir; aynı işletme müşterisine göre ikisini de keser.
Karşılaştırma
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura kayıtlı kullanıcısı | Kayıtlı olmayan kişi veya işletme |
| Nereden kesilir? | Özel entegratör veya GİB e-Fatura portalı | GİB e-Arşiv Portal veya özel entegratör |
| Alıcıya ulaşma | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna, otomatik | E-posta, kâğıt çıktı vb.; iletmek satıcının işi |
| Senaryo | Temel veya ticari | Senaryo yok (e-Arşiv) |
| Alıcının tepkisi | Ticari senaryoda sistem üzerinden kabul/red | Portal kullanıcısı alıcı iptal/itiraz talebi yanıtlar ya da talep oluşturur |
| Hatalı belge | Red (ticari), iptal/itiraz veya iade faturası | İptal Talebi Oluştur veya iade faturası |
Senaryolar ne demek?
e-Fatura'da iki senaryo vardır. Temel faturada alıcının yanıt verme mekanizması yoktur; belge alıcıya ulaşır ve süreç tamamlanır. Ticari faturada alıcı belgeyi sistem üzerinden kabul veya reddedebilir — hatalı bir fatura alıcı tarafından reddedilerek geri çevrilebilir. Hangi senaryonun kullanılacağı taraflar arasındaki işleyişe göre seçilir. e-Arşiv'de alıcı sistemde olmadığı için senaryo yoktur.
Karar adımları
- Alıcı bir kişi mi (nihai tüketici)? → e-Arşiv. (Bireysel müşteriye fatura)
- Alıcı bir işletme ise VKN/TCKN'sini kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulayın.
- Listede → e-Fatura (siz de e-Fatura kullanıcısı olmalısınız; değilseniz mali müşavirinize danışın). Listede değil → e-Arşiv.
Hangi mükelleflerin e-Fatura veya e-Arşiv kullanmak zorunda olduğu mevzuatla belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Bu rehber bilinçli olarak güncelliğini yitirebilecek oran, tutar ve süre vermez; işlem öncesi güncel GİB duyurusunu kontrol edin veya mali müşavirinize danışın.
Pratik sonuçlar
- e-Arşiv'de faturayı alıcıya ulaştırmak sizin işinizdir: gönderme ve arşivleme.
- Size gelen e-Arşiv faturaları portalda Belge İşlemleri › Adıma Düzenlenen Belgeler ekranında görebilir, GİB sayfasında doğrulayabilirsiniz.
- Kurumsal müşterilerin durumunu yılda birkaç kez yeniden kontrol edin — e-Fatura'ya geçen müşteriye e-Arşiv kesmeye devam etmek sık yapılan hatadır.