e-Arşiv Portal'da faturayı tek oturuşta bitirmek zorunda değilsiniz. Bilgilerin bir kısmı eksikse belgeyi taslak olarak kaydedip sonra tamamlayabilirsiniz. Taslak ile düzenlenmiş belge arasındaki fark, portalı yeni kullananların en çok takıldığı konudur.
Taslak ile düzenlenmiş belge arasındaki fark
- Taslak: Numara almamış, ETTN oluşmamış, hukuken belge sayılmayan kayıttır. Serbestçe düzeltilir, silinir. Alıcıya gitmez.
- Düzenlenmiş belge: Onaylandığı anda numara ve ETTN alır. Artık düzeltilemez; yalnızca iptal edilebilir veya iade faturasıyla düzeltilir.
Bu yüzden şüphede kaldığınız her durumda önce taslak olarak kaydedin. Onayla butonuna basmadan önceki son kontrol, sonradan yapılacak iptal işleminden çok daha ucuzdur.
Taslak kaydetme adımları
- Portalda fatura oluşturma ekranını açın.
- Alıcı ve kalem bilgilerinden bildiklerinizi girin — tamamının dolu olması gerekmez.
- Onaylamak yerine taslak olarak kaydet seçeneğini kullanın.
- Belge, taslaklar listesine düşer ve dilediğiniz zaman açılabilir.
Taslağı sonradan düzenleme ve onaylama
- Sol menüden taslaklar listesine gidin.
- Üzerinde çalışacağınız taslağı açın.
- Eksik alanları tamamlayın; kalem ekleyip çıkarabilir, tutarları değiştirebilirsiniz.
- Onaylamadan önce şunları son kez kontrol edin: alıcı VKN/TCKN, ünvan, KDV oranı, tutarlar ve fatura tarihi.
- Onayladıktan sonra SMS doğrulamasını tamamlayın. Bu adımdan sonra belge kesinleşir.
Taslak silme
Yanlış açılmış bir taslağı taslaklar listesinden doğrudan silebilirsiniz; herhangi bir iptal bildirimi gerekmez, çünkü ortada henüz bir belge yoktur. Silme işlemi geri alınamaz — silmeden önce doğru taslakta olduğunuzdan emin olun.
Taslakta kalıp unutulan faturalar
Taslaklar zamanla birikir ve "kesildi sanılan ama aslında kesilmemiş" faturalara yol açar. Dönem kapanışında taslaklar listesini mutlaka gözden geçirin; kesilmesi gerekenleri onaylayın, gereksizleri silin.
Portalda tek tek girmek zorunda mısınız?
Hayır. Faturayı kendi panelinizde hazırlayıp bilgileri GİB ekranlarına otomatik doldurmak hem taslak yönetimini gereksiz kılar hem de elle giriş hatalarını büyük ölçüde ortadan kaldırır. SMS onayı yine sizde kalır; oluşan PDF otomatik arşivlenir.