e-Arşiv Portal üzerinden kestiğiniz bir faturada hata fark ettiğinizde ilk refleks faturayı silmek olur; ancak düzenlenmiş bir belge silinmez, iptal edilir. Bu rehberde portaldaki iptal akışını, iptal ile itirazın farkını ve iptal seçeneğinin çıkmadığı durumlarda izlenecek yolu adım adım anlatıyoruz.
Önce şunu ayırt edin: taslak mı, düzenlenmiş belge mi?
Portalda iki farklı durum vardır ve karıştırılması en sık yapılan hatadır:
- Taslak: Henüz onaylanmamış, numara almamış kayıttır. Taslağı doğrudan silebilir veya düzeltip yeniden onaylayabilirsiniz. İptal işlemine gerek yoktur.
- Düzenlenmiş belge: Onaylanmış, fatura numarası ve ETTN almış belgedir. Silinemez; yalnızca iptal edilebilir.
Düzenlenmiş e-Arşiv faturayı iptal etme adımları
- e-Arşiv Portal'a mükellef bilgilerinizle giriş yapın.
- Sol menüden düzenlenen/oluşturulan belgeler listesine gidin.
- Tarih aralığını, iptal etmek istediğiniz faturanın düzenlenme tarihini kapsayacak şekilde seçip sorgulayın.
- Listeden ilgili faturayı bulun ve satırdaki iptal işlemini seçin.
- Onay ekranında fatura numarasını ve tutarı bir kez daha kontrol edin — yanlış faturayı iptal etmek, yeni bir düzeltme işi doğurur.
- İşlemi onaylayın ve listede belgenin durumunun iptal olarak değiştiğini doğrulayın.
İptal sonrası doğru bilgilerle yeni bir fatura düzenlemeniz gerekir; iptal edilen belge kendiliğinden düzelmez.
İptal ile itiraz aynı şey değildir
Alıcıya ulaşmış bir belgede yalnızca sizin tek taraflı iptaliniz her zaman yeterli olmayabilir. Uygulamada iki kavram vardır:
- İptal: Belgeyi düzenleyenin, portal üzerinden belgeyi geçersiz kılmasıdır.
- İtiraz: Belgeye muhatabın (alıcının) karşı çıkmasıdır ve noter, taahhütlü mektup, KEP gibi yollarla ya da GİB'in sunduğu bildirim ekranları üzerinden yapılır.
İptal ve itiraz bildirimlerinin mevzuatta öngörülen süreleri ve şekil şartları vardır ve bunlar zaman içinde değişebilir. İşlem yapmadan önce güncel GİB duyurularını kontrol edin veya mali müşavirinize danışın — bu rehber süreyi belirtmez, çünkü eskiyen bir tarih bilgisi yanlış yönlendirir.
İptal seçeneği çıkmıyorsa
Listede iptal işlemi görünmüyorsa genellikle şu sebeplerden biri vardır:
- Belge e-Arşiv değil e-Faturadır — e-Fatura tarafında iptal/itiraz akışı farklı işler.
- Belgenin düzenlenme tarihi, portalın iptale izin verdiği pencerenin dışında kalmıştır.
- Belge zaten iptal edilmiştir; listeyi filtreleyip mevcut durumunu kontrol edin.
Bu durumlarda çözüm çoğu zaman iade faturası düzenlemek ya da alıcıdan iade faturası istemektir. Hangi yolun uygun olduğu belgenin türüne ve tarafların mükellefiyet durumuna göre değişir; mali müşavirinize sorun.
Bu hataları en baştan önlemek
İptal işlemlerinin çoğu, portalda elle veri girerken yapılan basit hatalardan doğar: yanlış cari seçimi, eksik VKN, hatalı KDV oranı. Faturayı önce kendi panelinizde hazırlayıp bilgileri GİB ekranlarına otomatik doldurmak, bu hataların büyük kısmını ortadan kaldırır.