Kestiğiniz bir e-Arşiv faturada hata fark ettiniz: yanlış alıcı, yanlış tutar ya da mükerrer belge. İlk soru şudur: belge imzalandı mı? İmzalanmamışsa iş basittir, silersiniz. İmzalandıysa portalda iptal talebi oluşturursunuz. Bu rehber iki durumu da, alıcı tarafında ne olduğunu ve süre geçtiyse ne yapılacağını adım adım anlatır.
Kısa cevap
- Onaysız belge: Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) › satırı seçin › Sil. İptal gerekmez.
- Onaylı belge: Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) › satırı seçin › İptal Talebi Oluştur › gerekçeyi yazın › Uyarıyı Okudum › İptal Talebi Oluştur.
- Süre: 8 gün. GİB kılavuzuna göre iptal her durumda, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır. Süre geçtiyse çözüm çoğunlukla iade faturasıdır.
Durum 1: Belge henüz imzalanmadı
Oluştur ile kaydedilmiş ama GİB İmza ile onaylanmamış belge hukuken fatura değildir. Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında belgeyi bulun, onay durumu “onaylanmadı” olduğunu doğrulayın, Düzenle ile düzeltin veya Sil ile silin. Ayrıntılar: onaysız belge rehberi.
Durum 2: Belge imzalandı — iptal talebi
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında faturanın tarihini kapsayan aralığı seçip Sorgula deyin.
- İptal edilecek faturanın satırını işaretleyin. Fatura numarası ve tutarı iki kez kontrol edin — yanlış faturayı iptal etmek yeni bir düzeltme işi doğurur.
- İptal Talebi Oluştur düğmesine basın.
- Açılan pencerede İptal Gerekçesi alanına kısa ve açık bir sebep yazın (“Alıcı ünvanı hatalı düzenlendi”, “Mükerrer düzenlenmiştir” gibi).
- Uyarıyı Okudum kutusunu işaretleyip pencerede İptal Talebi Oluştur ile onaylayın.
- “İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur” mesajını görmelisiniz. Talebin sonucu listedeki İptal/İtiraz Durumu sütununda izlenir; tüm talepleriniz Belge İşlemleri › İptal/İtiraz Talepleri menüsünde de görünür.
Alıcı tarafında ne olur?
GİB kılavuzuna göre iptal talebi, alıcının portalında Gelen İptal/İtiraz Talepleri ekranına düşer. Alıcı talebi Talep Kabul Et veya Talep Reddet ile yanıtlayabilir; ancak karşı tarafın onaylama zorunluluğu yoktur.
- Alıcı kabul ederse fatura iki tarafın sanal Ba-Bs'sinden çıkar.
- Alıcı reddederse fatura sanal Ba-Bs'de kalır; durumu alıcıyla konuşup belgeyle (yazışma, iade faturası) netleştirin.
Alıcıya talebi beklediğinizi haber vermek süreci hızlandırır: “Size düzenlediğimiz X numaralı faturayı şu gerekçeyle iptal ettik, portalınızdaki talebi kabul etmenizi rica ederiz.” Kendinize gelen bir talebi nasıl yanıtlayacağınız için gelen iptal talebi rehberine bakın.
İptal süresi: 8 gün
GİB'in e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu (Versiyon 1.1, Ocak 2025) bölüm 3'te şöyle der:
“e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgelerinin iptal işlemlerinde 8 günlük sürenin tespiti e-belgenin alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. İptal işlemi her durumda 8 günlük süre içinde yapılmalıdır.”
- Süre neyle başlar? Faturanın düzenlendiği değil, alıcıya iletildiği tarihle. Faturayı e-postayla gönderiyorsanız gönderim tarihini kanıtlayabilecek şekilde saklayın.
- “7 gün” ne? Bazı kaynaklarda geçen 7 gün yasal süre değildir; son güne bırakmamak için önerilen bir güvenlik payıdır. İptali hatayı fark ettiğiniz gün yapın.
- Süre geçtiyse: Portal iptal talebi yerine çoğunlukla iade faturası yoluna gidilir (aşağıda).
Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, v1.1, Ocak 2025 (PDF). Kılavuzun güncel sürümü GİB e-Belge kılavuzlar bölümünde yayımlanır; mevzuat değişebileceği için işlem öncesi kontrol edin. Bilgi Ekim 2026'da doğrulanmıştır.
Süre geçtiyse veya iptal mümkün değilse
İptal süresi geçmiş bir faturada genellikle iade faturası yoluna gidilir: alıcı (mükellefse) size iade faturası düzenler ve işlem tersine kaydedilir. Alıcı nihai tüketiciyse farklı belgeler kullanılır. Hangi yolun uygun olduğu belgenin türüne ve tarafların durumuna göre değişir; mali müşavirinize danışın. Adımlar: iade faturası rehberi.
İptal seçeneği görünmüyorsa
- Belge onaysızdır — iptal değil Sil kullanılır.
- Belge daha önce iptal edilmiştir — İptal/İtiraz Durumu sütununa bakın.
- Belge e-Arşiv değil e-Faturadır — e-Fatura'nın iptal/red akışı farklıdır (ticari senaryoda alıcı belgeyi reddedebilir).
İptalden sonra
İptal edilen fatura kendiliğinden düzelmez: doğru bilgilerle yeni bir fatura düzenleyip imzalamanız gerekir. Yeni faturayı müşterinize, iptal edileni de “geçersizdir” notuyla bildirin.