Satılan malın geri gelmesi ticari hayatın olağan bir parçasıdır, ama belgelendirilmesi en çok kafa karıştıran işlemlerden biridir. Bu rehber önce kimin iade faturası keseceğini netleştirir, sonra e-Arşiv Portal'da iade faturasının alan alan nasıl düzenleneceğini anlatır.
Kısa cevap
- İade faturasını malı geri gönderen taraf keser. Müşteriniz bir işletmeyse size iade faturasını o keser; siz tedarikçinize mal iade ediyorsanız siz kesersiniz.
- Portalda: Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur › Fatura Tipi = İADE › iade edilen faturanın numarası ve düzenlenme tarihi › iade edilen kalemler (asıl faturadaki fiyat ve KDV oranıyla) › Oluştur › GİB İmza.
İade mi, iptal mi?
- İptal: Faturanın kendisi hatalıdır (yanlış alıcı, tutar, mükerrer). Belge geçersiz kılınır; süre şartı vardır. (İptal rehberi)
- İade: Fatura doğrudur, satış olmuştur; mal sonradan geri gelmiştir. Ters yönde yeni bir işlem belgelenir.
İptal süresi geçmiş hatalı bir faturayı düzeltmek için de uygulamada iade faturası kullanıldığı olur; hangi yolun uygun olduğunu mali müşavirinizle belirleyin.
İade faturasını kim keser?
| Durum | İade faturasını kim keser? |
|---|---|
| Size mal iade eden müşteri bir işletme (mükellef) | Müşteri keser, siz alırsınız |
| Siz tedarikçinize mal iade ediyorsunuz | Siz kesersiniz (aşağıdaki adımlar) |
| Size mal iade eden kişi nihai tüketici | Tüketicinin fatura kesme yükümlülüğü yoktur; iade farklı belgelerle (çoğunlukla sizin düzenlediğiniz bir belgeyle) kayda alınır — mali müşavirinizle belirleyin |
Portalda iade faturası düzenleme
- Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur ekranını açın.
- Fatura Tipi listesinden İADE seçin (asıl faturada tevkifat varsa TEVKİFAT İADE). İade seçildiğinde ekranda iade edilen faturanın bilgileri için ek alanlar açılır.
- İade edilen (asıl) faturanın numarasını ve düzenlenme tarihini girin. Bu bilgiler iki belge arasındaki bağı kurar; asıl faturadan kopyalayın.
- Alıcı Bilgileri: malı geri gönderdiğiniz tarafın (yani size asıl faturayı kesen tedarikçinin) bilgileri.
- Mal Hizmet Bilgileri:
- Tamamını iade ediyorsanız asıl faturadaki tüm kalemleri,
- Bir kısmını iade ediyorsanız yalnız iade edilen kalemleri ve miktarları girin.
- Birim fiyat ve KDV oranı asıl faturadakiyle aynı olmalıdır.
- Toplamlar bölümünü kontrol edip Oluştur deyin.
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında belgeyi seçip GİB İmza ile SMS onayını verin.
Sık yapılan hatalar
- İade edilen fatura bilgisini boş/yanlış girmek: İki belge bağlanamaz, mutabakat zorlaşır.
- Farklı fiyat veya oran: Kısmi iadede bile birim fiyat ve KDV oranı asıl faturayla aynı kalmalıdır.
- Tevkifatlı faturanın iadesini normal İADE ile kesmek: TEVKİFAT İADE tipini kullanın.
- Beklemek: İadeyi ilgili dönemde belgelemek KDV beyanı tutarlılığı için önemlidir.
Dönem sonunda kontrol
İade faturaları iki tarafın kayıtlarını da etkiler. Dönem sonunda karşı tarafla kayıtları karşılaştırmak iade kaynaklı farkları erken yakalar: Mutabakat / Ba-Bs Asistanı