Müşteriniz ödeme yapmadan önce “bize bir proforma gönderir misiniz?” dediğinde ne göndermeniz gerekir? Proforma fatura, adında “fatura” geçse de resmî bir fatura değildir ve GİB portalında düzenlenmez. Bu rehber proformanın ne olduğunu, içeriğini ve pratik olarak nasıl hazırlanacağını anlatır.
Kısa cevap
- Proforma, satıştan önce gönderilen bir teklif/ön bilgi belgesidir; vergi doğurmaz, kayda alınmaz, GİB'e bildirilmez.
- GİB e-Arşiv Portal'da düzenlenmez — portalda imzalanan her belge gerçek faturadır.
- Kendi şablonunuzla (Word, Excel, ön muhasebe programı) hazırlanır; üzerinde açıkça “PROFORMA FATURA” yazar.
Ne zaman kullanılır?
- Müşteri ödeme veya bütçe onayı için resmî görünümlü bir teklif istediğinde.
- Peşin ödemeli satışlarda ödeme öncesi tutarı bildirmek için.
- Dış ticarette ithalatçının banka/akreditif işlemleri için.
Proformada bulunması gerekenler
- Başlıkta “PROFORMA FATURA” ibaresi ve proforma numarası (fatura serinizden ayrı, ör. PF-2026-001).
- Düzenleme tarihi ve geçerlilik süresi (“bu teklif X tarihine kadar geçerlidir”).
- Sizin ve müşterinin ünvan/vergi bilgileri.
- Mal/hizmet, miktar, birim fiyat, KDV oranı, KDV tutarı ve toplam.
- Ödeme ve teslim koşulları, banka hesap (IBAN) bilgisi.
- “Bu belge fatura yerine geçmez” notu.
Excel'de hazırlama (5 dakikada şablon)
- Üstte firma bilgileriniz ve “PROFORMA FATURA” başlığı, sağda proforma no / tarih / geçerlilik.
- Altında “Sayın” bloğuna müşteri bilgileri.
- Tablo: Açıklama | Miktar | Birim | Birim Fiyat | KDV % | Tutar. Tutar sütununa
=Miktar*BirimFiyat. - Altta Ara Toplam, KDV (oranlara göre ayrı satır), Genel Toplam.
- En alta ödeme koşulları, IBAN ve “fatura yerine geçmez” notu.
- Şablonu kaydedin; her teklifte kopyalayıp PDF olarak gönderin.
Neden portal taslağını proforma diye göndermemeli?
Portalda Oluştur ile hazırlanan belge, imzalanana kadar onaysızdır; görüntüsü yine de fatura biçimindedir ve müşterinin muhasebesi onu gerçek fatura sanabilir. Ayrıca onaysız belge portalda listede kalır ve yanlışlıkla imzalanma riski doğar. Proformayı portal dışında hazırlamak hem güvenli hem nettir.
Proformadan gerçek faturaya
Satış gerçekleştiğinde (mal teslim edildiğinde veya hizmet yapıldığında) gerçek fatura ayrıca düzenlenir; proforma gönderilmiş olması satışın faturalandığı anlamına gelmez. Fiyat proformadakiyle aynı olmak zorunda değildir ama farklıysa müşteriye açıklayın. Müşteri ve ürün bilgilerini her seferinde yeniden yazmamak için bunları bir kez kayıtlı tutmak işi hızlandırır — Entegre Fatura'da kayıtlı cari ve ürünlerden fatura birkaç tıklamada hazırlanır.