E-postayla gelen bir faturanın gerçekten düzenlenmiş bir belge mi, yoksa görüntüsü taklit edilmiş bir dosya mı olduğunu anlamak, giderinizi kayda almadan önce önemlidir. e-Arşiv faturalar GİB'in herkese açık sorgulama sayfasında, giriş yapmadan doğrulanabilir. Bu rehber sayfanın nerede olduğunu, her alana ne yazılacağını ve sonuç çıkmazsa ne yapacağınızı anlatır.
Kısa cevap
- ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html adresini açın (giriş gerekmez).
- Satıcı VKN/TCKN: faturayı kesen firmanın numarası.
- Fatura No: faturadaki 16 karakterlik numara.
- Ödenecek Tutar: faturadaki “Ödenecek Tutar”, kuruşuyla birlikte.
- Güvenlik Kodu'nu yazıp Gönder.
Adım adım sorgulama
1. Sayfayı açın
GİB'in e-Belge sitesinde e-Arşiv fatura sorgulama sayfası: https://ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html. Arama motorunda çıkan özel firma sayfalarını değil, adres çubuğunda ebelge.gib.gov.tr olan resmî sayfayı kullanın.
2. Bilgileri faturadan alın
| Alan | Faturada nerede? | Dikkat |
|---|---|---|
| Satıcı VKN/TCKN | Faturanın sol üstünde, düzenleyen firmanın bilgileri altında “VKN” veya “TCKN” | Kendi numaranızı değil, faturayı kesenin numarasını yazın |
| Fatura No | Sağ üstteki fatura bilgileri kutusunda “Fatura No” | Harf + yıl + sıra numarasından oluşan 16 karakter; O ile 0'ı, I ile 1'i karıştırmayın. Kopyala-yapıştır yapın |
| Ödenecek Tutar | Faturanın altındaki toplamlar tablosunun son satırı | “Genel toplam” değil ödenecek tutar; kuruş haneleri dahil |
3. Gönderin ve sonucu okuyun
- Fatura bilgileri görüntülenirse: Belge GİB kayıtlarında vardır. Görüntülenen tarih, alıcı ve tutarın elinizdeki PDF ile aynı olduğunu kontrol edin.
- Belge iptal görünüyorsa: Gider olarak kayda almayın; satıcıdan yerine düzenlenen belgeyi isteyin.
- Kayıt bulunamazsa: Aşağıdaki kontrolleri yapın.
Sonuç çıkmıyorsa — sırayla kontrol edin
- Kendi VKN'nizi yazdınız: En yaygın hata. Satıcının numarası istenir.
- Tutar: Genel toplamı ya da yuvarlanmış tutarı yazdınız. Tevkifatlı faturada ödenecek tutar, vergiler dahil toplamdan farklıdır.
- Fatura no: Bir karakter hatası sonucu tamamen değiştirir.
- Belge e-Fatura: Bu sayfa yalnız e-Arşiv faturaları sorgular. Faturada senaryo “TEMELFATURA/TİCARİFATURA” yazıyorsa belge e-Fatura'dır ve sizin e-Fatura kutunuza gelmiş olmalıdır.
- Çok yeni: Belgenin sisteme yansıması kısa süre alabilir; biraz sonra tekrar deneyin.
Mükellefseniz: portalda adınıza düzenlenenler
e-Arşiv Portal kullanıcısıysanız, adınıza (VKN/TCKN'nize) düzenlenmiş e-Arşiv faturaları Belge İşlemleri › Adıma Düzenlenen Belgeler ekranında tarih aralığıyla listeleyebilirsiniz. Elinize ulaşmayan bir faturayı bulmak veya gelen PDF'in kayıttakiyle aynı olduğunu görmek için kullanışlıdır.
Serbest meslek makbuzu (e-SMM) sorgulama
e-SMM için ayrı sayfa vardır: ebelge.gib.gov.tr/esmmsorgula.html. Alanlar: Satıcı VKN/TCKN, Serbest Meslek Makbuzu No, Brüt Ücret ve güvenlik kodu.
Hiçbir şekilde doğrulanamıyorsa
Doğru bilgilerle ve doğru sayfada sorgu yaptığınız hâlde belge bulunamıyorsa, kayda almadan önce satıcıdan açıklama isteyin ve mali müşavirinize danışın. Sahte veya muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge kullanımının ciddi vergisel sonuçları vardır.
Toplu kontrol
Bir ay boyunca gelen faturaların XML'leri elinizdeyse, e-Fatura XML → Excel aracı her faturanın tutarlarını aritmetik olarak kontrol edip tek tabloda listeler; tutarsız olanlar işaretlenir. Bu, GİB sorgusunun yerini tutmaz ama dikkat edilmesi gereken belgeleri hızla öne çıkarır.