e-Arşiv Portal'da faturayı imzaladınız; peki müşteriniz bu faturayı nasıl alacak? Entegratör yazılımlarının aksine portal, faturayı alıcıya kendiliğinden ulaştırmaz — iletmek sizin işinizdir. Bu rehber faturayı indirip müşteriye göndermeyi ve kendi arşivinizde güvenle saklamayı adım adım anlatır.
Kısa cevap
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) › tarih aralığı › Sorgula › onaylı faturayı seçin › İndir.
- İnen ZIP'i açın: PDF'i müşteriye e-postayla gönderin, PDF + XML'i kendi arşivinize koyun.
- Her ay sonunda o ayın tüm faturalarını aynı düzende indirip yedekleyin.
1. Faturayı indirin
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında tarih aralığını seçip Sorgula deyin.
- Onay durumu Onaylı olan faturayı işaretleyin (onaysız belge henüz fatura değildir; önce GİB İmza ile imzalayın).
- İndir düğmesine basın. Faturanın imzalı XML'i ve görüntüsü (PDF/HTML) bir ZIP içinde iner.
İki biçimin işlevi farklıdır:
- PDF / görüntü: İnsanların okuyacağı, yazdırılabilir hâli. Müşteriye bunu gönderirsiniz.
- XML: Faturanın imzalı asıl verisi. Muhasebe programları bunu okur; arşivde mutlaka saklayın.
2. Müşteriye gönderin
PDF'i e-postayla gönderin. Konu satırında fatura numarasını yazın; müşterinin muhasebesi faturayı bu numarayla arar. Örnek metin:
Konu: GIB2026000000123 numaralı e-Arşiv faturanız
Merhaba, 12.10.2026 tarihli e-Arşiv faturanız ektedir. Faturayı ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden fatura numarası ve ödenecek tutarla doğrulayabilirsiniz. İyi çalışmalar.
Müşteri kâğıt nüsha isterse PDF'in çıktısını verebilirsiniz. Faturanın teslim yöntemi (elektronik veya kâğıt) alıcının tercihine göre belirlenir; ayrıntılar için mali müşavirinize danışın.
3. Arşivleyin — portalı arşiv olarak kullanmayın
Portal geçmiş belgeleri sorgulamanıza izin verir ama uzun süreli saklama yeri değildir: geçmiş belgelere erişim süresi sınırlı olabilir, geniş tarih aralıklarında sorgu sonuç vermeyebilir. Vergi mevzuatı ise belgelerin yıllarca saklanmasını ve istendiğinde ibrazını bekler.
- Her ay sonunda o ayın tüm faturalarını indirin.
- Tutarlı bir düzenle klasörleyin:
Faturalar/2026-10/2026-10-12_GIB2026000000123_MusteriAdi.pdf - En az iki ayrı yerde yedekleyin: bilgisayarınız + bulut depolama.
Yüzlerce dosyayı elle adlandırmayın
Portaldan inen dosya adları anlamsızdır. Toplu Fatura PDF Adlandırma aracına PDF'leri (ve varsa XML'leri veya ZIP'leri) sürükleyin; İsimlendirme düzeninden “2026-03-15_Alıcı_FaturaNo” gibi bir düzen seçin, önizlemeyi kontrol edip ZIP Olarak İndir deyin. Dosyalar aylara göre klasörlenir; tüm işlem tarayıcınızda yapılır.
Entegre Fatura kullanıyorsanız
GİB'den inen PDF, panelde fatura kaydıyla birlikte saklanır. Ay sonunda Faturalar › Dışa Aktar ekranından tarih aralığını seçip faturalarınızı Excel, XML veya PDF paketi olarak tek seferde indirir, muhasebecinize hazır gönderirsiniz.