“Bu müşteriye e-Arşiv mi kesmeliyim, e-Fatura mı?” sorusunun cevabı sizin değil, alıcının durumuna bağlıdır ve GİB'in herkese açık listesinden birkaç saniyede öğrenilir. Bu rehber sorgunun nasıl yapılacağını, sonucun nasıl okunacağını ve yanlış türde belge kestiyseniz ne yapacağınızı anlatır.
Kısa cevap
- ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html sayfasında alıcının VKN/TCKN'sini sorgulayın.
- Listede varsa → e-Fatura düzenlenir (entegratör veya GİB e-Fatura portalı üzerinden).
- Listede yoksa → e-Arşiv fatura düzenlenir.
Sorgu adımları
- https://ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html adresini açın (giriş gerekmez).
- VKN/TCKN alanına alıcının vergi kimlik numarasını (şirkette 10 hane) veya TCKN'sini (şahıs işletmesinde 11 hane) yazın.
- Güvenlik Kodu'nu girip Ara deyin.
- Sonuç kayıt gösteriyorsa alıcı e-Fatura kullanıcısıdır; ünvanın müşterinizle aynı olduğunu kontrol edin. Kayıt yoksa e-Fatura kullanıcısı değildir.
Neden önemli?
| e-Fatura | e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura kayıtlı kullanıcısı | Kayıtlı olmayan işletme veya kişi |
| Alıcıya ulaşma | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna | E-posta, kâğıt çıktı vb. — iletmek sizin işiniz |
Ayrıntılı karşılaştırma: e-Fatura ile e-Arşiv farkı.
Bir kez sorgulamak yetmez
Bugün e-Fatura kullanıcısı olmayan bir müşteri birkaç ay sonra olabilir. Düzenli çalıştığınız kurumsal müşterilerin durumunu her yılbaşında ve çeyrek başlarında yeniden kontrol edin. Müşterinin e-Fatura'ya geçtiğini fark etmeden e-Arşiv kesmeye devam etmek en sık karşılaşılan hatalardan biridir.
Yanlış türde belge kestiyseniz
Belge türü sonradan “değiştirilemez”. Uygulamada hatalı belge iptal edilip doğru türde yeni belge düzenlenir. e-Arşiv tarafında iptal adımları için iptal rehberine bakın; süre şartları olduğu için vakit kaybetmeden mali müşavirinizle görüşün.
Müşteri kartlarınızda bu bilgiyi tutun
Her faturada aynı sorguyu baştan yapmak yerine, müşteri (cari) kartlarınızda VKN, vergi dairesi ve ünvanı eksiksiz tutun. Entegre Fatura'da cari kartlarınızı bir kez oluşturur, sonraki faturalarda tek tıkla seçersiniz.