e-Arşiv faturadaki hataların çoğu karmaşık mevzuattan değil, aceleyle yapılan veri girişinden ve portalın iki adımlı yapısının bilinmemesinden doğar. İmzalanmış belge düzeltilemediği için her küçük hata bir iptal veya iade işine dönüşür. Aşağıda en sık on hatayı, portalda nasıl fark edileceğiyle birlikte derledik.
1. Oluştur'a basınca fatura kesildi sanmak
Oluştur belgeyi yalnızca onaysız kaydeder. GİB İmza ile SMS onayı verilmedikçe fatura düzenlenmiş sayılmaz; müşteriye gönderilen görüntü geçersizdir. Önlem: Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) listesinde durumun Onaylı olduğunu görmeden faturayı göndermeyin.
2. İmzasız unutulan belgeler
Onaysız belgeler listede birikir ve “kesildi sanılan” satışlara yol açar. Önlem: Haftada bir son haftayı sorgulayıp onaysız satırları imzalayın ya da silin. (Onaysız belge yönetimi)
3. Yanlış belge türü
e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Arşiv düzenlemek. Önlem: Kurumsal alıcıyı kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulayın, yılda birkaç kez yenileyin. (Nasıl?)
4. Hatalı veya eksik VKN/TCKN
Tek hane eksik bir numara faturayı başka bir mükellefe kesilmiş hâle getirir. Önlem: Numarayı müşterinin vergi levhasından kopyalayın, sürekli müşterileri kayıtlı tutun. (VKN nasıl öğrenilir)
5. Şahsına mı firmaya mı belirsizliği
Müşteri faturayı işletmesi adına istiyordu, şahsına kesildi. Önlem: Satış anında sorun. (Bireysel müşteriye fatura)
6. KDV dahil fiyatı birim fiyat alanına yazmak
Portal Birim Fiyat'ı KDV hariç bekler; KDV dahil fiyatı yazınca toplam söylenenden yüksek çıkar. Önlem: Hariç tutarı hesaplayın, Vergiler Dahil Toplam Tutar'ı müşteriye söylenen fiyatla karşılaştırın.
7. Yanlış KDV oranı
Ürün veya hizmete uygulanacak oranı alışkanlıkla seçmek. Önlem: Ürün/hizmet listenizi oranlarıyla bir kez mali müşavirinizle doğrulayın ve hep o listeden seçin.
8. Yanlış fatura tipi
Tevkifata tabi işi SATIŞ tipiyle, tevkifatlı iadeyi normal İADE ile kesmek. Önlem: Fatura Tipi'ni her seferinde kontrol edin. (Tevkifatlı fatura)
9. Mükerrer fatura
SMS gelmedi diye aynı faturayı yeniden oluşturup ikisini de imzalamak. Önlem: Yeniden oluşturmadan önce Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) listesine bakın; onaysız belge orada bekliyordur. (SMS gelmiyor)
10. Arşivlememek
Portala güvenip PDF/XML indirmemek. Önlem: Her ay sonu İndir ile alıp iki yerde yedekleyin. (Arşivleme)
Hata yaptıysanız
- Belge onaysız: Düzenle veya Sil — iptal gerekmez.
- Belge onaylı: İptal Talebi Oluştur (süre içinde) ya da iade faturası. (İptal rehberi)
Hataların çoğu tekrar yazmaktan doğar
Listedeki hataların yarısından fazlası aynı müşteri ve ürün bilgisini her faturada yeniden yazmaktan kaynaklanır. Entegre Fatura'da cari ve ürünlerinizi bir kez doğru kaydeder, faturayı panelde toplamları görerek hazırlar, GİB ekranına otomatik aktarırsınız.