Matbu (kâğıt) faturadan e-Arşiv faturaya geçmek iyi planlandığında birkaç günlük bir iştir. Bu kontrol listesi adımları yapılması gereken sırayla verir; her adımda nereye gideceğinizi yazdık.
Hangi mükelleflerin hangi tarihten itibaren e-Arşiv'e geçmek zorunda olduğu ve kâğıt faturanın hangi tutara kadar kullanılabileceği mevzuatla belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Bu rehber bilinçli olarak güncelliğini yitirebilecek oran, tutar ve süre vermez; işlem öncesi güncel GİB duyurusunu kontrol edin veya mali müşavirinize danışın.
1. Giriş bilgileri (1. gün)
- ☐ ivd.gib.gov.tr'ye e-Devlet ile girin. Bilgilerim › Sicil Kaydım ekranından kullanıcı kodunuzu not edin.
- ☐ İVD şifreniz yoksa veya hatırlamıyorsanız Şifremi Unuttum ile e-Devlet üzerinden yenileyin. (Ayrıntılı rehber)
- ☐ Sağ üstte adınızın altındaki menüden Cep Telefon Bilgisi Güncelle ile numaranın güncel olduğunu doğrulayın — fatura imza şifreleri buraya gelir.
2. Başvuru ve ilk giriş
- ☐ e-Arşiv Portal başvurusunu yapın veya mali müşavirinizin yaptığını teyit edin. Kaydınızı e-Arşiv kayıtlı kullanıcılar listesinde VKN/TCKN'nizle kontrol edebilirsiniz.
- ☐ earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html adresinden kullanıcı kodu + şifreyle bir kez giriş yapın ve sol menüde Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur seçeneğini gördüğünüzü doğrulayın.
- ☐ İsterseniz önce test portalında deneme yapın; oradaki belgeler gerçek fatura değildir.
3. Müşteri ve ürün listesi
- ☐ Düzenli müşterilerinizin listesini çıkarın: ünvan/ad-soyad, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres, e-posta.
- ☐ Kurumsal müşterilerin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgulayın — kayıtlı olanlara e-Fatura düzenlenir.
- ☐ Sık sattığınız ürün/hizmetlerin adı, birimi, KDV hariç fiyatı ve KDV oranını tek tabloda toplayın; oranları mali müşavirinizle bir kez doğrulayın.
4. Eldeki matbu faturalar
- ☐ Kullanılmamış koçanların geçiş sonrası hangi durumlarda kullanılabileceğini mali müşavirinize sorun.
- ☐ Son kestiğiniz matbu faturanın numarasını ve tarihini not edin.
5. İlk fatura
- ☐ İlk faturayı yoğun olmayan bir saatte kesin: İlk fatura adım adım.
- ☐ Oluştur belgeyi onaysız kaydeder; GİB İmza ile SMS onayı vermeden fatura kesilmiş sayılmaz.
- ☐ İndir ile PDF + XML'i alın, müşterinize iletin, arşivleyin.
6. Düzeni kurun
- ☐ Faturaları ay ay klasörleyip yedekleyin; portalı arşiv olarak kullanmayın. (Arşivleme)
- ☐ Ay sonunda muhasebeciye ne göndereceğinizi kararlaştırın. (Aylık evrak rutini)
- ☐ İptal ve iade yolunu önceden öğrenin. (İptal · İade)
Geçişi kolaylaştırmak isterseniz
Portalda her faturada alıcı ve kalem bilgilerini yeniden yazmak geçişin en yorucu kısmıdır. Entegre Fatura'da müşterilerinizi ve ürünlerinizi bir kez kaydedip faturayı panelde hazırlarsınız; GİB ekranındaki alanlar otomatik dolar, siz yalnızca SMS ile imzalarsınız. Kurulum sihirbazı firma bilgilerinizi ve eklenti anahtarınızı adım adım tamamlatır.