e-Arşiv Portal'da ilk faturayı kesmek, ekranı ilk kez görenler için göz korkutucu olabilir: onlarca alan, açılır listeler ve iki ayrı aşama. Bu rehber ekranı yukarıdan aşağı, alan alan anlatır ve faturanın neden iki adımda (Oluştur + GİB İmza) tamamlandığını açıklar.
Kısa cevap
- earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html adresinden İVD kullanıcı kodu ve şifrenizle girin.
- Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur ekranında fatura, alıcı ve mal/hizmet bilgilerini doldurup Oluştur deyin — belge onaysız kaydedilir.
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında belgeyi seçip GİB İmza › Şifre Gönder › SMS şifresi › Onayla.
- İndir ile PDF ve XML'i alıp müşterinize gönderin.
Başlamadan önce elinizde olsun
- Portal kullanıcı kodu ve şifreniz, İVD'de kayıtlı cep telefonunuz.
- Alıcının ünvanı veya adı-soyadı, VKN/TCKN'si, vergi dairesi (kurumsal alıcıda) ve adresi.
- Satılan mal/hizmetin adı, miktarı, birimi, KDV hariç birim fiyatı ve KDV oranı.
- Kurumsal alıcı e-Fatura kullanıcısıysa ona e-Arşiv değil e-Fatura kesilir — önce sorgulayın.
1. Fatura oluşturma ekranını açın
Giriş yaptıktan sonra sol menüde Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur seçeneğine tıklayın. Ekran dört bölümden oluşur: Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal Hizmet Bilgileri ve en altta Toplamlar.
2. Fatura Bilgileri
- Fatura Tarihi / Saati: Varsayılan bugündür. Teslim veya hizmet tarihine uygun olmalı.
- Doküman Para Birimi: Türk lirası faturada değiştirmeyin. Dövizli fatura için dövizli fatura rehberine bakın.
- Fatura Tipi: Normal satış için SATIŞ. Diğer seçenekler (İADE, TEVKİFAT, İSTİSNA, ÖZEL MATRAH, İHRAÇ KAYITLI…) özel durumlar içindir; emin değilseniz devam etmeden mali müşavirinize sorun.
3. Alıcı Bilgileri
- VKN/TCKN: Şirkette 10 haneli VKN, şahıs işletmesi ve bireyde 11 haneli TCKN.
- Unvan (şirket) ya da Adı / Soyadı (kişi) — ikisini birden doldurmayın.
- Vergi Dairesi: Kurumsal alıcıda zorunludur.
- Adres ve Ülke (yurt içi için Türkiye).
4. Mal Hizmet Bilgileri
- Mal/Hizmet: Müşterinin de anlayacağı açıklık ve somutlukta yazın (“Web sitesi tasarımı — Ekim 2026”, “Muhtelif” değil).
- Miktar ve Birim (Adet, Saat, Kilogram…).
- Birim Fiyat: KDV hariç yazılır. KDV dahil fiyat söylediyseniz önce hariç tutarı bulun.
- Varsa İskonto Oranı % veya İskonto Tutarı.
- KDV Oranını seçin; Mal/Hizmet Tutarı ve KDV Tutarı kendiliğinden hesaplanır.
- Birden fazla kalem için Satır Ekle; fazla satırı Satır Sil ile kaldırın.
5. Toplamları kontrol edip Oluştur
En alttaki Toplamlar bölümünde Mal/Hizmet Toplam Tutarı, Toplam İskonto, Hesaplanan KDV, Vergiler Dahil Toplam Tutar ve Ödenecek Tutar görünür. Müşteriye söylediğiniz tutarla aynı mı? Aynıysa Oluştur düğmesine basın.
6. GİB İmza ile onaylayın
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranına gidin, Başlangıç ve Bitiş tarihlerini faturanın tarihini kapsayacak şekilde seçip Sorgula deyin.
- Listede faturanızı bulun; onay durumu “onaylanmadı” görünür. Satırı işaretleyin.
- Önce Görüntüle ile son bir kez kontrol edin. Hata varsa Düzenle ile düzeltin.
- GİB İmza düğmesine basın. Açılan pencerede kayıtlı cep telefonunuz görünür.
- Şifre Gönder deyin; telefonunuza 6 haneli bir şifre gelir.
- Şifreyi Şifre kutusuna yazıp Onayla deyin. “İmzalama işlemi başarı ile tamamlandı” mesajını görmelisiniz.
- Satırın durumu artık Onaylı'dır. İndir ile PDF ve XML'i alın.
Şifre gelmezse aynı faturayı yeniden oluşturmayın — SMS rehberine bakın.
7. İndirin, gönderin, saklayın
İndir ile inen paket faturanın PDF görüntüsünü ve XML'ini içerir. PDF'i müşterinize gönderin, ikisini birden kendi arşivinize koyun. Ayrıntılar: gönderme ve arşivleme rehberi.
Sık karşılaşılan durumlar
Oluştur'a bastım ama fatura listede yok.
Düzenlenen Belgeler'de tarih aralığı faturanın tarihini kapsamıyor olabilir. Başlangıç ve Bitiş'i bugünü içerecek şekilde seçip Sorgula'ya basın.
İmzalamadan önce hata fark ettim.
Belge onaysızken Düzenle ile düzeltebilir ya da Sil ile silebilirsiniz; iptal gerekmez.
İmzaladıktan sonra hata fark ettim.
Onaylı belge düzeltilemez; iptal talebi veya iade faturası gerekir. Bkz. e-Arşiv iptal rehberi.
İkinci faturadan itibaren daha hızlı
Portalda her faturada aynı bilgileri yeniden yazarsınız. Entegre Fatura'da müşteri ve ürünlerinizi bir kez kaydeder, faturayı panelde hazırlarsınız; GİB ekranındaki alanlar otomatik dolar, siz yalnızca kontrol edip SMS ile imzalarsınız.