Kesilmiş bir e-Arşiv faturanın üzerinde değişiklik yapılamaz. İmzalanan belge GİB'e raporlanır; düzeltme ancak ya belgeyi geçersiz kılarak (iptal) ya da yeni bir belgeyle tersine/ek işlem yaparak (iade veya fark faturası) yapılır. Doğru yol hatanın türüne ve faturanın ne zaman iletildiğine bağlıdır. Bu rehber önce hangi yolu seçeceğinizi, sonra her yolun adımlarını anlatır.
Önce: fatura imzalandı mı?
Portalda Oluştur dediğiniz belge henüz imzasız taslaktır; GİB'e gitmemiştir ve serbestçe düzeltilebilir ya da silinebilir. Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında belgenin durumu "Onaylanmadı" ise sorun yoktur: taslak faturayı düzenleme rehberindeki adımlarla düzeltin. Aşağıdaki her şey imzalanmış (onaylanmış) faturalar içindir.
Kısa cevap: hangi hata, hangi yol?
| Hata | İptal süresi içindeyse | Süre geçtiyse |
|---|---|---|
| Yanlış alıcı (VKN/TCKN, unvan) | İptal + doğru alıcıya yeni fatura | Yanlış alıcıyla iade/itiraz yolu; mali müşavirle çözülmeli |
| Tutar eksik yazıldı | İptal + doğru fatura veya fark kadar ek fatura | Satıcı fark kadar ek (fiyat farkı) faturası keser |
| Tutar fazla yazıldı | İptal + doğru fatura | Alıcı mükellefse alıcı fazlalık için iade/fiyat farkı faturası keser |
| KDV oranı yüksek yazıldı | İptal + doğru fatura | Fazla KDV ödenir; iadesi için beyanların düzeltilmesi ve farkın alıcıya geri verilmesi gerekir |
| KDV oranı düşük yazıldı | İptal + doğru fatura | Eksik KDV için fark faturası (mali müşavirle) |
| Aynı satış iki kez faturalandı | İkinci faturayı iptal | Alıcının iade faturası veya itiraz yolu |
| Alıcı e-Fatura mükellefi ama e-Arşiv kesildi | İptal + e-Fatura olarak yeniden düzenleme | Mali müşavirinize danışın (ceza riski) |
| Açıklama/adres gibi tutar dışı küçük hata | Çoğu zaman düzeltme gerekmez; alıcı itiraz ediyorsa iptal + yeni fatura | |
İptal süresi: 8 gün ve iki tarafın onayı
GİB'in e-Arşiv iptal/itiraz kılavuzuna göre e-Arşiv fatura, alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde portal üzerinden iptal edilebilir. Sürenin başlangıcını bazı kaynaklar fatura tarihinden sayar; işi garantiye almak için fatura tarihinden itibaren 8 günü geçirmeyin. Alıcı e-Arşiv Portal kullanıcısıysa talep onun ekranına düşer ve alıcı talebi kabul veya reddedebilir; sonucu takip etmeniz gerekir. Adımlar: e-Arşiv fatura iptali rehberi.
Yol 1: İptal + yeni fatura
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında faturayı bulun, seçin ve iptal talebi oluşturun; gerekçeyi açık yazın ("Alıcı VKN hatalı girilmiştir" gibi).
- Alıcıya haber verin; talep onun ekranına düşer (alıcı tarafındaki adımlar).
- Talep sonuçlanınca (kabul edildiğinde) Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur ekranından doğru faturayı kesin. Yeni faturanın Not alanına "… tarih ve … no.lu faturanın yerine düzenlenmiştir" yazmak mutabakatı kolaylaştırır.
- Muhasebecinize iptal edilen ve yeni faturayı birlikte bildirin.
Yol 2: Fark (ek) faturası — eksik yazılan tutar
KDV Kanunu md. 24/c'ye göre sonradan doğan fiyat farkları matraha dahildir. Tutarı eksik yazdıysanız ve iptal süresi geçtiyse aradaki fark için yeni bir satış faturası kesersiniz:
- Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur › Fatura Tipi = SATIŞ, alıcı aynı.
- Mal/hizmet satırına "… no.lu faturaya ait fiyat farkı" yazın; tutar olarak yalnızca farkı girin.
- KDV oranı asıl işlemin oranıdır.
- Not alanına asıl faturanın tarih ve numarasını yazın, Oluştur › GİB İmza.
Yol 3: İade / fiyat farkı faturası — fazla yazılan tutar
Süre geçtikten sonra fazla kesilen tutarı satıcı kendi başına geri alamaz. Matrah değişikliği KDV Kanunu md. 35 kapsamındadır: alıcı işletmeyse alıcı, fazla kısım için size fatura (genellikle iade tipiyle) düzenler. Portal adımları iade faturası rehberindedir. Alıcı nihai tüketiciyse fatura kesemez; bu durumda farkın nasıl belgeleneceğini mali müşavirinizle belirleyin.
KDV oranı yanlışsa
- Yüksek oran: KDV Kanunu md. 8/2'ye göre faturada gösterilen fazla KDV, gösterildiği için ödenmek zorundadır. Bu fazlalığın satıcıya iadesi için beyanların düzeltilmesi ve fazla verginin alıcıya geri verilmesi gerekir. Bu yüzden oran hatasını iptal süresi içinde yakalamak çok önemlidir.
- Düşük oran: Eksik hesaplanan KDV sizin sorumluluğunuzdadır. Fark KDV için ek fatura kesilmesi uygulamada yaygındır; hangi yolu kullanacağınızı mali müşavirinizle belirleyin.
KDV beyanına etkisi
- İptal edilen fatura hiç düzenlenmemiş gibi kabul edilir; ilgili dönemin beyanına girmez. Fatura ay sonunda kesilip ertesi ay iptal edildiyse ve beyan verildiyse düzeltme gerekebilir.
- İade ve fark faturası eski dönemi düzeltmez; düzenlendiği dönemin beyanında gösterilir (KDV Kanunu md. 35).
- Fatura alıcının defterine kaydedilip beyan edildiyse iptal yerine iade yolu tercih edilir.
Sık sorulan sorular
Faturanın açıklamasında yazım hatası var, iptal etmem gerekir mi?
Tutar, oran ve alıcı doğruysa çoğu zaman gerekmez. Alıcı faturayı bu hâliyle kabul etmiyorsa süre içindeyken iptal edip yeniden kesin.
Alıcı iptal talebimi reddetti, ne yapmalıyım?
Fatura geçerli kalır. Hata gerçekse alıcıyla konuşun; süre geçtiyse yukarıdaki iade/fark yollarından uygun olanı uygulayın.
Nihai tüketiciye kestiğim faturayı iptal edebilir miyim?
Evet. Evet, süre içinde iptal talebi oluşturabilirsiniz. Bireysel alıcı portal kullanıcısı olmadığından talep onun ekranına düşmez; iptali müşterinize ayrıca haber verin ve doğru faturayı kesin.
Aynı fatura numarasıyla yeniden kesebilir miyim?
Hayır. Numarayı portal verir; iptal edilen numara tekrar kullanılmaz (fatura numarası nasıl oluşur).
Dönem sonunda iptal ve iadeleri karşı tarafın kayıtlarıyla karşılaştırmak farkları erken yakalar: Mutabakat / Ba-Bs Asistanı