Aylar önce kestiğiniz bir faturayı müşteriniz yeniden istiyor ya da muhasebeciniz eksik diyor, ama bilgisayarınızda dosya yok. Bu rehber kaybolan bir e-Arşiv faturaya ulaşmanın yollarını, en kolaydan başlayarak anlatır.
Kısa cevap
- Kestiğiniz faturaysa: Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) › faturanın tarihini kapsayan kısa bir aralık › Sorgula › İndir.
- Size kesilen faturaysa: Belge İşlemleri › Adıma Düzenlenen Belgeler ekranında arayın.
- Portalda bulamazsanız: gönderilmiş e-postalarınız, muhasebeciniz veya karşı taraf.
- Asla aynı satış için yeni fatura kesmeyin.
1. Portalda arayın
- Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranına gidin.
- Başlangıç ve Bitiş tarihlerini faturanın kesildiği döneme ayarlayın. Aralığı kısa tutun (ör. bir hafta veya bir ay): portal geniş aralıklarda sonuç vermeyebilir; gerekirse dönemi parça parça tarayın.
- Sorgula deyin; listede alıcı adı ve tutarla faturayı bulun.
- Satırı seçip İndir ile PDF + XML'i alın. Görmek için Görüntüle de kullanabilirsiniz.
Size kesilmiş bir e-Arşiv faturayı arıyorsanız aynı adımları Belge İşlemleri › Adıma Düzenlenen Belgeler ekranında uygulayın. Portalda geçmiş belgelere erişim süresi sınırlı olabilir; çok eski dönemler görünmüyorsa diğer kaynaklara geçin.
2. Diğer kaynaklar
- Gönderilmiş e-postalar: Faturayı müşteriye e-postayla gönderdiyseniz ek orada duruyordur. Fatura numarası (ör. “GIB2026”) veya müşteri adıyla arayın.
- Muhasebeciniz: Ay sonunda gönderdiğiniz belgelerin kopyası onda olabilir.
- Alıcı: Faturanın bir nüshası alıcıdadır; kopyasını isteyin.
- İndirilenler klasörü ve bulut yedekleri: Dosya adı anlamsız olduğu için gözden kaçmış olabilir. ZIP ve PDF dosyalarını tarih sırasıyla tarayın.
Faturanın varlığından emin olmak için GİB'in e-Arşiv sorgulama sayfasında fatura numarası ve ödenecek tutarla sorgu yapabilirsiniz (nasıl?).
3. Yeniden fatura kesmeyin
Kaybolan bir fatura için aynı satışa yeni fatura kesmek mükerrer belge demektir: satışınız iki kez görünür, KDV iki kez hesaplanır. Belgeyi bulamıyorsanız mali müşavirinizle görüşün; asıl belgenin bilgileri GİB kayıtlarında mevcuttur.
Bir daha yaşamamak için
- Her ay sonu o ayın tüm faturalarını PDF + XML olarak indirin.
- Dosyaları tarih, fatura no ve firma adıyla adlandırıp aylık klasörlere koyun.
- İki ayrı yerde yedekleyin.
Toplu Fatura PDF Adlandırma aracı, anlamsız adlarla inen PDF'leri okuyup tarih, fatura numarası ve firma adıyla yeniden adlandırır ve aylara göre klasörler. Entegre Fatura kullanıyorsanız GİB'den inen PDF fatura kaydıyla birlikte saklanır; müşteri adı, tarih veya numarayla panelde bulursunuz.