Her alışverişinizde karşı taraf size fatura kesemez. Vergi mükellefi olmayan bir kişiden ikinci el eşya, vergiden muaf bir esnaftan ürün ya da mükellef olmayan birinden tek seferlik bir hizmet aldığınızda karşı tarafın fatura düzenleme yükümlülüğü yoktur. Bu durumda alışı belgelemek sizin işinizdir ve kullanılan belge gider pusulasıdır.
Kısa cevap
- Gider pusulasını alan taraf düzenler ve bir nüshasını satıcıya verir.
- Satıcı vergi mükellefiyse gider pusulası değil, onun keseceği fatura gerekir.
- Bazı ödemelerde gelir vergisi kesintisi (stopaj) yapmanız gerekir — mali müşavirinizle belirleyin.
Faturadan farkı
| Fatura | Gider pusulası | |
|---|---|---|
| Kim düzenler? | Satan | Alan |
| Kime düzenlenir? | Alıcıya | Vergi mükellefi olmayan satıcıya |
| Vergi kesintisi | Stopaj yok (KDV var) | İşin niteliğine göre stopaj olabilir |
Örnek akış
Bir kafe işletmecisi, vergi mükellefi olmayan bir kişiden ikinci el bir dondurucu satın alıyor:
- Satıcının adı-soyadı, adresi ve T.C. kimlik numarası alınır.
- Kafe, gider pusulası düzenler: tarih, sıra no, satıcı bilgileri, “1 adet ikinci el dondurucu”, bedel.
- Bu alım için stopaj gerekip gerekmediği mali müşavire sorulur; gerekiyorsa kesilip yatırılır.
- Pusulayı iki taraf imzalar; bir nüsha satıcıya verilir, diğeri kafe kayıtlarına girer.
İçinde bulunması gerekenler
- Düzenleme tarihi ve sıra numarası.
- Satıcının (işi yapanın) adı soyadı, adresi ve T.C. kimlik numarası.
- Malın/işin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı.
- Varsa kesilen vergi (stopaj) ve net ödenen tutar.
- Satıcının ve düzenleyenin imzası.
Kâğıt mı elektronik mi?
Gider pusulasının elektronik hâli (e-Gider Pusulası) de vardır; elektronik belgelere geçmiş mükellefler için kullanım koşulları mevzuatla belirlenmiştir. Kendi durumunuz için hangisini kullanacağınızı mali müşavirinize sorun.
Sık yapılan hatalar
- Mükellef satıcıya gider pusulası düzenlemek: Satıcı mükellefse fatura onun tarafından kesilmelidir.
- Stopajı atlamak: Kesilmesi gereken stopajı kesmemek alıcıya sorumluluk doğurur.
- Kimlik bilgisini almamak: TCKN'siz pusula eksiktir.
- Müşteriden gelen iadeyi gider pusulasıyla belgelemek: Nihai tüketiciden iade, ayrı kurallara tabidir — iade rehberine bakın ve mali müşavirinize danışın.