Muhasebecinizin ay sonunda en çok vakit kaybettiği iş, eksik ve dağınık gelen evrakın peşine düşmektir. Belgeler eksik geldiğinde beyanname son güne kalır, hata riski artar ve muhasebe ücreti de bu emeği yansıtır. Bu rehber her ay yarım saatte bitirebileceğiniz bir ay sonu rutini önerir: neyi, nereden, hangi biçimde.
Kısa cevap
Her ayın ilk iş günlerinde tek bir klasörde şunları toplayıp tek seferde gönderin: satış faturaları (Excel liste + XML/PDF), alış faturaları, tüm banka ve kredi kartı ekstreleri (Excel), masraf belgeleri ve ay içindeki olağan dışı işlemlerin kısa notu.
Önerilen klasör düzeni
2026-10/ 1-satis-faturalari/ (Excel liste + XML + PDF) 2-alis-faturalari/ 3-banka-ekstreleri/ (her hesap ayrı dosya, Excel) 4-kredi-karti/ 5-masraf-belgeleri/ (fiş, gider pusulası, makbuz fotoğrafları) notlar.txt (personel, demirbaş, kredi, ortak para hareketi)
1. Satış faturaları — nereden?
- GİB e-Arşiv Portal'dan kesiyorsanız: Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında ayın tarih aralığını seçip Sorgula deyin; her faturayı seçip İndir ile ZIP (PDF + XML) olarak alın. Portal toplu indirme sunmadığı için bu adım fatura sayısıyla uzar.
- Entegre Fatura kullanıyorsanız: Faturalar › Dışa Aktar ekranında tarih aralığını seçip Excel (fatura + kalem + özet), XML (UBL-TR) veya PDF paketi (GİB'den inen orijinaller) olarak tek tıkla indirin.
2. Alış faturaları
- e-Fatura kullanıcısıysanız size kesilenler gelen kutunuzdadır; muhasebeciniz çoğu zaman bunlara doğrudan erişir — erişimi yoksa XML olarak indirin.
- e-Arşiv faturalar e-postanıza gelir; ayrıca portalda Belge İşlemleri › Adıma Düzenlenen Belgeler ekranında adınıza düzenlenenleri görebilirsiniz.
- PDF olarak gelenler için mümkünse XML isteyin; alınamıyorsa PDF faturayı aktarma rehberine bakın.
3. Banka ve kredi kartı ekstreleri
Tüm hesaplarınızın (işletme adına olmayan ama işletme için kullandığınız dahil) ay başından ay sonuna ekstrelerini Excel olarak indirin. Yalnız PDF veriliyorsa PDF Ekstre → Excel ile çevirin. Ayrıntılar: ekstre aktarma rehberi.
4. Masraf belgeleri
Kâğıt fiş ve faturaları ay içinde biriktirdiğiniz bir zarfa koyun; ay sonunda telefonla düz bir zeminde, okunaklı fotoğraflayın. Fiş termal kâğıtsa zamanla silinir — fotoğrafı mutlaka alın.
5. Not dosyası
Muhasebecinizin bilmesi gereken olağan dışı işlemleri birer cümleyle yazın: “15'inde yeni çalışan başladı”, “bilgisayar alındı (fatura 2-alis klasöründe)”, “ortak hesaptan şirkete 50.000 TL aktarıldı”. Bu not, muhasebecinizin size soru sorma ihtiyacını büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Ay sonu kontrol listesi
- ☐ Ay içinde teslim edilip faturası kesilmemiş satış var mı? (Geç fatura)
- ☐ Portalda imzalanmadan (onaylanmadan) kalmış fatura var mı?
- ☐ Satış faturaları indirildi mi?
- ☐ Gelen tüm faturalar toplandı mı?
- ☐ Her hesabın ekstresi var mı?
- ☐ Masraf belgeleri fotoğraflandı mı?
- ☐ Not dosyası yazıldı mı?
- ☐ Hepsi tek seferde gönderildi mi?