Muhasebe programları e-Faturayı en kolay XML'den okur; ama faturaların önemli kısmı size e-posta ekinde PDF olarak gelir. Her birini elle girmek hem zaman alır hem de VKN, matrah, KDV gibi alanlarda hata yapmaya açıktır. Bu rehber PDF faturaları muhasebeye almanın yollarını, en güvenilirden başlayarak anlatır.
Kısa cevap
- Önce XML'i arayın: e-Fatura mükellefiyseniz fatura e-Fatura kutunuzda XML olarak zaten vardır; e-Arşiv ise düzenleyenden XML'i isteyin.
- XML yoksa: PDF Fatura → XML aracıyla PDF'ten veriyi çıkarın, ekranda kontrol edin, XML olarak indirip programınızın e-Fatura içeri alma ekranından yükleyin.
1. XML nerede olabilir?
- e-Fatura kullanıcısıysanız: Size kesilen e-Faturalar entegratörünüzün veya GİB portalının gelen kutusuna düşer; oradan XML (veya ZIP) indirilebilir.
- e-Arşiv faturaysa: Düzenleyen taraf faturayı portaldan veya entegratörden XML olarak da indirebilir. Düzenli çalıştığınız tedarikçilerden “PDF ile birlikte XML'i de ekleyin” diye rica edin — bir kez söylemek yeterli olur.
- Pazaryeri ve hizmet sağlayıcı faturaları: Satıcı panellerinin fatura bölümünde çoğu zaman XML indirme seçeneği bulunur.
2. XML alınamıyorsa: PDF'ten XML üretme
- PDF Fatura → GİB XML sayfasını açın.
- Kendi (müşterinizin) VKN/TCKN'si — isteğe bağlı alanına kendi vergi numaranızı yazın. Bu, satıcı/alıcı ayrımını kesinleştirir; özellikle iki sütunlu şablonlarda önemlidir.
- PDF'leri PDF faturalarınızı buraya sürükleyin alanına bırakın (toplu olabilir).
- Her faturayı listeden seçip kontrol edin: fatura no, tarih, ETTN, satıcı/alıcı ünvanı ve VKN'si, kalemler. Gerekirse alanı doğrudan düzeltin; kalem tutarı veya KDV oranı değişince toplamlar anında yeniden hesaplanır.
- Kalemlerden hesaplanan toplam, PDF'te yazan toplamla tutmuyorsa araç “kontrol edin” uyarısı verir — bu uyarıyı geçmeden aktarmayın.
- Seçili Faturayı XML İndir veya Tümünü ZIP Olarak İndir ile XML'leri alın.
3. Muhasebe programına alma
Luca, Zirve, Logo, Mikro gibi programların e-Fatura/e-Arşiv içeri alma ekranından XML veya ZIP'i seçin. İlk seferde birkaç faturayla deneyin; cari eşleştirmesi (VKN ile), KDV oranları ve tutarlar programda doğru görünüyorsa toplu aktarıma geçin.
Sorun çıkarsa
“Metin bulunamadı” hatası.
PDF taranmış bir görüntüdür (metni fareyle seçemiyorsanız öyledir). Bu tür PDF'ler bilinçli olarak işlenmez; düzenleyenden asıl PDF'i veya XML'i isteyin.
“GİB faturası değil” hatası.
Belgede ETTN, fatura no, senaryo gibi e-Belge izleri bulunamadı: yurt dışı faturası, proforma veya kâğıt fatura taraması olabilir. Bunlar elle girilmelidir.
Satıcı ve alıcı yer değiştirmiş.
Kendi VKN'nizi ilgili alana yazıp dosyayı yeniden yükleyin; araç sizi alıcı (veya satıcı) olarak sabitler.
Toplamlar tutmuyor uyarısı.
Faturada KDV dışında bir vergi (ÖİV, konaklama vergisi vb.) veya iskonto olabilir. Kalemleri PDF ile karşılaştırın; emin değilseniz o faturayı elle girin.