Ay sonunda onlarca abonelik faturası kesen bir hizmet işletmesi ya da günde düzinelerce sipariş alan bir internet satıcısı için ilk soru şudur: “Portalda bu faturaları toplu kesebilir miyim?” Kısa cevap: GİB e-Arşiv Portal faturaları tek tek düzenlemek üzere tasarlanmıştır. Bu rehber bu sınırla nasıl çalışılacağını ve ne zaman başka bir çözüme geçmek gerektiğini anlatır.
Kısa cevap
- Portalda Excel/dosya yükleyerek toplu fatura oluşturma yoktur; her fatura Belge İşlemleri › e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur ekranında ayrı hazırlanır ve ayrı imzalanır.
- Süreyi kısaltmak için: gün içinde faturaları Oluştur ile onaysız hazırlayıp gün sonunda tek oturuşta imzalayın.
- Fatura sayısı arttıkça entegratör veya portal formunu otomatik dolduran bir yardımcı araç düşünün.
Neden tek tek?
Her fatura iki aşamadan geçer: Oluştur (form doldurma) ve GİB İmza (SMS şifresiyle onay). Bu, az sayıda fatura kesen mükellefler için ücretsiz ve güvenli bir akıştır; ama fatura sayısı arttıkça harcanan süre doğru orantılı artar.
Portalda kalırken süreyi kısaltmak
- Bilgileri hazır tutun: Müşteri (ünvan, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres) ve ürün (ad, birim, KDV hariç fiyat, KDV oranı) listesini bir tabloda tutun; her faturada aramak yerine kopyalayın.
- Gün içinde onaysız hazırlayın: Satış oldukça Oluştur ile kaydedin.
- Gün sonunda toplu kontrol ve imza: Belge İşlemleri › Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif) ekranında bugünü sorgulayın; her onaysız satırı Görüntüle ile kontrol edip GİB İmza ile imzalayın.
- Gün sonunda toplu indirme: İmzalananları İndir ile alıp müşterilere gönderin.
- Yoğun saatlerden kaçının: Ay sonu ve beyanname günlerinde portal yavaşlayabilir.
Ne zaman başka bir çözüm gerekir?
| Özel entegratör | Portal yardımcı aracı | |
|---|---|---|
| Fatura nerede düzenlenir? | Entegratörün altyapısında | GİB portalında, kendi hesabınızla |
| Toplu fatura / otomatik gönderim | Genellikle var | Fatura panelde hızla hazırlanır, portal formu otomatik dolar |
| Maliyet | Kontör/paket bazlı | Abonelik |
| Kime uygun? | Çok yüksek hacim, e-ticaret entegrasyonu | Portalı kullanmaya devam etmek isteyen küçük işletme |
Entegre Fatura bu iki yolun arasında durur
Faturalarınızı panelde kayıtlı müşteri ve ürünlerinizle hazırlarsınız; GİB'e aktarırken Chrome eklentisi portal formunu sizin yerinize doldurur, siz yalnızca kontrol edip SMS ile onaylarsınız. Belge GİB portalında kendi hesabınızla düzenlenir; kestiğiniz faturaları tek ekranda takip eder, ay sonunda muhasebecinize tek seferde gönderirsiniz.