Sizin kayıtlarınızda bir müşterinin borcu belli bir tutar görünüyor; peki müşterinin kayıtlarında da aynı tutar mı var? Cari hesap mutabakatı, iki tarafın kayıtlarının birbirini tuttuğunu yazılı olarak teyit etmektir. Bu rehber mektubu nasıl hazırlayacağınızı, kullanabileceğiniz bir örnek metni ve fark çıktığında ne yapacağınızı anlatır.
Kısa cevap
- Mutabakat tarihine kadar tüm faturaları ve ödemeleri kaydedin.
- Cari bazında bakiye listesini muhasebe programınızdan alın.
- Her cariye tarih, bakiye ve yön (borç/alacak) içeren mektubu gönderin; “mutabıkız / değiliz” cevabı isteyin.
- Fark çıkanları fatura ve ödeme bazında inceleyin.
Mektupta bulunması gerekenler
- Gönderen ve karşı tarafın ünvanı ve vergi kimlik numarası.
- Mutabakat tarihi — bakiyenin hangi tarih itibarıyla teyit edildiği.
- Bakiye tutarı, yönü (sizin alacağınız mı, borcunuz mu) ve döviz cinsi.
- İsteğe bağlı: o tarihe kadarki fatura ve ödeme dökümü (ekstre).
- “Mutabıkız / mutabık değiliz” seçeneği, açıklama alanı, imza/kaşe alanı.
- Cevap için makul bir süre ve dönüş adresi.
Örnek metin
Konu: 30.09.2026 tarihli cari hesap mutabakatı
Sayın Yetkili,
Kayıtlarımıza göre 30.09.2026 tarihi itibarıyla firmanız adına 12.450,00 TL borç bakiyesi bulunmaktadır. Hesap hareketlerinin dökümü ektedir.
Kayıtlarınızla mutabık olup olmadığınızı aşağıdaki seçeneklerden birini işaretleyerek, imza ve kaşenizle birlikte 15 gün içinde tarafımıza iletmenizi rica ederiz. Mutabık olmamanız hâlinde farkı oluşturan hareketlerin dökümünü eklemeniz incelemeyi hızlandıracaktır.
☐ Mutabıkız ☐ Mutabık değiliz — bizim kayıtlarımıza göre bakiye: ............ TL (borç / alacak)
Ad Soyad / İmza / Kaşe:
Gönderim ve takip
- Mektupları e-posta veya kayıtlı elektronik posta (KEP) ile gönderin.
- Gönderilen/dönen/mutabık/değil durumlarını bir Excel listesinde izleyin; dönmeyenlere hatırlatma yapın.
Fark çıktığında — en sık nedenler
| Neden | Nasıl bulunur? |
|---|---|
| Dönem farkı (bir tarafta kaydı yapılmamış fatura) | Mutabakat tarihinin son günlerindeki faturalar |
| Yolda olan ödeme | Son gün yapılan havale, karşı tarafa ertesi gün geçmiş |
| İade, iskonto, kur farkı belgesi işlenmemiş | Fark bu belgelerden birinin tutarına eşit |
| Yanlış cariye kayıt | Aynı tutar başka bir caride fazladan görünüyor |
Listeleri saniyeler içinde karşılaştırın
Karşı taraf kendi kayıtlarından bir liste gönderdiyse ya da çok sayıda cariyle toplu mutabakat yapıyorsanız, Mutabakat Asistanı iki listeyi VKN bazında karşılaştırıp tutanları, farklı olanları ve yalnız bir tarafta görünenleri ayrı sekmelerde gösterir; Mutabakat Raporunu İndir ile sonucu Excel olarak alırsınız. Ba-Bs dönem mutabakatı için: Ba-Bs mutabakatı rehberi.