Ba formu mal ve hizmet alışlarınızı, Bs formu satışlarınızı karşı taraf bazında bildirir. Sizin Bs'nizde X firmasına bildirdiğiniz tutar, X firmasının Ba'sında sizin için bildirdiği tutarla tutmalıdır. Tutmadığında idare uyumsuzluğu görür ve iki taraftan da açıklama isteyebilir. Bu rehber farkları beyandan önce bulup kapatmanın pratik yolunu anlatır.
Kısa cevap
- Muhasebe programınızdan dönemin cari bazlı alış (Ba) veya satış (Bs) listesini VKN, ünvan, belge sayısı ve tutarla Excel'e alın.
- Önemli carilerinizden kendi kayıtlarına göre sizinle ilgili listeyi isteyin.
- İki listeyi Mutabakat Asistanı'na yükleyin; araç VKN bazında toplayıp dört gruba ayırır.
- “Tutarı farklı” ve “yalnız bir tarafta” gruplarını fatura bazında inceleyip düzeltin.
Uyumsuzluklar neden çıkar?
| Neden | Nasıl anlaşılır? | Ne yapılır? |
|---|---|---|
| Dönem farkı | Ay sonu faturası bir tarafta bu ay, diğerinde sonraki ay | Fatura tarihi esas alınarak doğru döneme alınır |
| KDV dahil/hariç karışıklığı | Fark tam KDV kadar | Formdaki tutar tanımına göre düzeltilir |
| Yanlış/eksik VKN | Firma “yalnız bir tarafta” görünür | Cari kartı düzeltilir |
| İade/iptal işlenmemiş | Fark bir iade faturası kadar | Eksik belge kaydedilir |
| Belge adedi farkı | Tutar tutuyor, adet tutmuyor | Mükerrer veya eksik belge aranır |
1. Kendi listenizi hazırlayın
Muhasebe programınızın Ba-Bs veya cari hareket raporundan dönemi seçip Excel'e alın. Listede en az şu sütunlar olmalı: VKN/TCKN, ünvan, tutar (varsa belge sayısı). Aynı firmanın birden fazla satırı olması sorun değildir; araç VKN bazında toplar.
2. Karşı taraftan liste isteyin
Tüm carilere değil, tutarı yüksek ve düzenli çalıştığınız carilere yazmanız yeterlidir. Kısa bir e-posta: “Dönem için bizimle ilgili Ba (veya Bs) bildiriminize esas listeyi VKN, belge adedi ve tutarla iletebilir misiniz?” Gelen liste PDF ise Excel olarak isteyin.
3. Mutabakat Asistanı ile karşılaştırın
- Mutabakat / Ba-Bs Asistanı sayfasını açın.
- Benim Kayıtlarım alanına kendi listenizi, Karşılaştırılacak Liste alanına karşı tarafın listesini sürükleyin (.xlsx veya .csv).
- Her iki tarafın sütun eşleşmesi kutusunda hangi sütunun VKN, hangisinin tutar olduğunu kontrol edin. Geçersiz VKN'li satırlar ayrıca bildirilir.
- Tolerans (TL) ve Tolerans (%) alanlarına kuruş farklarını yok sayacak bir pay girin.
- Karşılaştır deyin. Sonuç dört sekmede: Tam eşleşen, Tutarı farklı, Yalnız bende, Yalnız karşıda.
- Mutabakat Raporunu İndir ile her grubun ayrı sayfada olduğu Excel'i alın.
4. Farkları kapatın
- Tutarı farklı: İki tarafın o firmaya ait fatura listesini karşılaştırın; farkı oluşturan belge çoğunlukla tek bir faturadır.
- Yalnız bende: Karşı taraf faturayı kaydetmemiş ya da sizi farklı VKN ile tanımlamış olabilir. Fatura bilgilerini (no, tarih, ETTN) iletin.
- Yalnız karşıda: Size kesilmiş ama sizin kaydetmediğiniz bir fatura olabilir. e-Fatura kutunuzu ve adınıza düzenlenen e-Arşiv belgeleri kontrol edin.
Düzeltmeleri yaptıktan sonra listeyi yeniden alıp karşılaştırmayı tekrarlayın; ikinci turda kalan farklar gerçekten açıklama gerektirenlerdir.
Düzenli yapın
Mutabakatı her ay kapanıştan önce yapmak farkların birikmesini önler. Bir ayın farkını o ay çözmek, aylar sonra geriye dönük araştırmadan çok daha kolaydır.